Phillips-Medisize

Der Kunde

Phillips-Medisize bietet ein umfangreiches Sortiment an Produktdesign- und Produktions-Dienstleistungen im Bereich des Gesundheitswesens. Ihre Auswahl an Produkten beinhaltet Dosiervorrichtungen, Medizin- und Laborgeräte inklusive Zubehör, Arzneimittelverpackungen und Medizin- und Diagnosegeräte. Phillips-Medisize hat Produktionsstandorte in Nordamerika, Asien und Europa. Die europäischen Geschäftseinheiten sind ansässig in Finnland, den Niederlanden, Irland, der Schweiz, der tschechischen Republik und Dänemark.

Die Herausforderung

Phillips-Medisize arbeitet in einem Sektor, welcher einem strengen Regulierungsrahmen unterliegt. Die Mitarbeiter müssen mit den relevanten Regelungen vertraut sein und diese zu jeder Zeit voll und ganz einhalten. Damit sichergestellt ist, dass jeder Mitarbeiter die geforderten Orientierungs- und Trainingsprogramme durchlaufen hat und dass die für seine Arbeitsaufgaben relevanten Qualifikationen aktuell sind, ist es für die Firma notwendig eine zuverlässige Dokumentation zu führen. Die Tätigkeiten der Firma sind zum Beispiel durch die Gesetzgebung der Lebens- und Arzneimittelbehörde der Vereinigten Staaten (FDA) geregelt. Die Branche wird ebenso durch die EU und die finnische Aufsichtsbehörde Valvira kontrolliert. Darüber hinaus werden die Unternehmenstätigkeiten durch kundenspezifische Richtlinien und Standards weiter reglementiert.

Audits werden regelmässig durchgeführt, um endgültig sicherzugehen, dass die Kompetenzen und Qulifikationen der Mitarbeiter alle Voraussetzungen erfüllen. Die Auditoren müssen einen validen Nachweis erhalten, dass sowohl der Inhalt als auch die Gültigkeit der Voraussetzungen erfüllt sind.

Die Lösung

In enger Zusammenarbeit mit Philips-Medisize, konzipierten und implementierten wir eine neue Art von Modell für die Verwaltung von Kompetenzen und Qualifikationen in der Valamis Learning Experience Platform. Alle Informationen zu Trainings, Einweisungen, Richtlinien-Updates und anderen ähnlichen Aktivitäten sind im Learning Record Store (LRS) eingetragen, welcher jederzeit die Zusammenstellung detaillierter Berichte erlaubt. Benutzer können zum Beispiel auf einen Blick sehen, ob die Qualifikationen aller Teams auf dem neuesten Stand sind.

Die Valamis Learning Experience Platform kann verwendet werden, um Lernziele festzulegen und den betreffenden Mitarbeitern zuzuweisen. Aufgabenspezifische Qualifikationsvoraussetzungen können leicht für jeden verfügbar gemacht werden. Tätigkeiten die zur Verbesserung der Sachkunde gehören, können in Einheiten zusammengefasst werden, außerdem werden Ziele gesetzt und flexibel überwacht.

Leitfäden und hochwertige Dokumente, sowie ihre Neufassungen oder Nachbesserungen, können über ein System verwaltet werden und jeder Arbeitsaufgabe zugeteilt werden. Mitarbeiter müssen sich zum Beispiel keine Gedanken machen, wenn einfache Rechtschreibfehler in den Leitfäden korrigiert werden müssen. Im Falle von geringfügig wichtigeren, jedoch risikoarmen Nachbesserungen, werden die Leitfäden persönlich gelesen und anerkannt. Im Fall von größeren Änderungen kann der Leitfaden als Online Lernmaterial veröffentlicht werden und um einen Test ergänzt werden, der die Sachkunde überprüft. Falls nötig kann die Prüfung in einer überwachten Umgebung betrieben werden.

Das Ergebnis

Die Valamis Learning Experience Platform trägt bisher verstreute Informationen zusammen und weist diese in einer geeigneten Form den richtigen Benutzern zu. Benutzer können sich ihre noch gültigen, sowie ihre als nächstes zu lernenden und absolvierenden, Trainings und Qualifikationen direkt im System ansehen. Wenn zum Beispiel ein neuer Mitarbeiter oder neues Mitglied eintritt, können alle Aktivitäten die Nachweise erfordern, wie mündliche Einweisungen, erhalten der Schlüssel oder irgendeine Schulungseinheit, direkt im System ab ihrem ersten Tag erfasst werden. Das Management und die Personalabteilung können kontrollieren, ob die Kompetenzen und Qualifikationen auf dem neuesten Stand gehalten werden.

Laut Phillips-Medisize beträgt die in Summe eingesparte Zeit in der Produktion mit dieser Lösung 3,5 Prozent. Des Weiteren sind die wesentlichen Vorteile der Lösung die Erleichterung der Nachverfolgung und Abwicklung von Leitfäden, sowie die Verwaltung von Qualifikationen, wie folgendermaßen ausgeführt:

"Die Valamis Learning Experience Platform hilft, die Kompetenzen und Qualifikationen unserer Belegschaft passend zu den Anforderungen zu erfüllen, indem Sie den Mitarbeitern einen einfachen Zugang zu Updates gewährleisten und die Richtlinien den richtigen Personen zuweisen. In der Zukunft wird es uns möglich sein, die Lösung zur effizienten Verwaltung aller Trainingseinheiten, vom Online-Training, über Zertifikate und der Registratur zu verwenden." sagt Sunna Lihavainen, Qualitätsexpertin bei Phillips-Medisize.

Jyri Pötry, führender Berater bei Arcusys, ist hocherfreut mit dem Erfolg der Zusammenarbeit:

"Wir haben sehr gut zusammengearbeitet und ich würde gerne jedem bei Phillips-Medisize meinen Dank aussprechen. Die Zusammenarbeit war in der Lösungserstellung erfolgreich, mit der Compliance-Anforderungen nun mühelos erfüllt werden können. Die Belegschaft kann sich nun auf ihre normalen Arbeitsaufgaben konzentrieren, während das System sich um den Rest kümmert. Die Vorteile sind sowohl qualitativ, als auch finanziell beachtlich" erläutert Pötry.
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