Richtungsweisende Lösung für gesetzeskonformes Compliancemanagement

Richtungsweisende Lösung für gesetzeskonformes Compliancemanagement

Unternehmen sehen sich heute einer wachsenden Anzahl von gesetzlichen Vorschriften und Richtlinien konfrontiert. Infolgedessen fügen Organisationen eine wachsende Zahl von Werkzeugen unter Berücksichtigung von Compliance-Kontrollen hinzu, die zu wachsender Komplexität führen. Damit soll sichergestellt werden, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden, ohne die Ressourcen des Unternehmens unnötig zu verschwenden.

Herausforderung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Einer der herausfordernsten Aspekte zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sind die Kompetenzen des Personals. Mitarbeiter müssen nicht nur geschult und zertifiziert werden, sondern sich auch über die ständig wechselnden Anweisungen, Standardverfahren und Unternehmensrichtlinien auf dem Laufenden halten. Aber nur regelkonform zu sein ist nicht ausreichend. Es ist ebenso wichtig, die Einhaltung zu beweisen. Hierbei zeigen sich bei genauer Betrachtung weitere Schwierigkeiten.

Nachweisbare Einhaltung der Vorschriften

Nachweisbare Regelkonformität bedeutet, dass eine Organisation in der Lage sein muss, belegbare Nachweise auf solche Fragen geben zu können, wie "Haben die Mitarbeiter weltweit ihre Anti-Korruptionspolicy verstanden?", "Sind sich die Anwender bestimmter Anlagen der aktuellsten Sicherheitshinweise bewusst?", "Beweisen Sie, dass die Verkäufer die richtige Verwendung Ihres Produktes kennen?", "Sind die Zertifikate dieser Person aktuell und für wie lange?", um nur einige zu nennen. Erweitert man diese Fragestellungen auf das Lieferanten- und Verteilernetzwerk, wird es umso komplexer. Wenn die Ausbildungsvorschriften ausser Acht gelassen werden, kann es zu erheblichen Sanktionen führen.

Zwischen Training und der Qualitätssicherung gibt es ebenfalls einen Graubereich. Die Anweisungen, Regelwerke und andere zugehörige Dokumentationen werden regelmäßig überarbeitet. Es ist allerdings nicht praktikabel und kostenschonend, Trainingseinheiten nach jeder Revision neu zu gestalten. Ein flexiblerer Ansatz wäre die Möglichkeit, die Menschen persönlich über die Veränderungen zu informieren - mit oder ohne Bewertung und Prüfung ihres Wissens. Online- oder durch Lehrer durchgeführte Trainings sollten nur organisiert werden, wenn die Art der Revision dies erfordert. Die Herausforderung liegt in effizienten Speichern von Lernaktivitäten und nicht in der Teilnahme an Schulungen. Zentrale und nachweisbare Frage sollte sein: "Wer hat die überarbeitete Richtlinie gelesen und verstanden?"

Die Bewältigung der nachweisbaren Einhaltung von Vorschriften mit Valamis

Valamis bietet Ihnen, basierend auf dem xAPI Standard, die Möglichkeit, die oben genannten Probleme fast vollständig zu lösen. Mit traditionellen Lernlösungen ging es um die Teilnahme und um das Bestehen von Kursen. Heute ist es möglich, nicht nur die Trainingsinhalte und Prüfungszeiten zu erhalten, sondern auch die Dokumente, Anweisungen und die Interaktion der Benutzer durch xAPI-Verfolgung. Dies ermöglicht die Aufzeichnung aller Lernaktivitäten wie z.B. dem Lesen von Anweisungen, der persönlichen Bestätigungen des Verständnisses und der Beantwortung von Validierungsfragen.

Die Bewältigung der nachweisbaren Einhaltung von Vorschriften mit Valamis

Nach der Aufnahme von Training und Qualitätssicherung im Learning Record Store, ist der Rest einfach zu suchen, zu filtern und zu berichten. Der Prüfungsaufwand und Erbringen von Nachweisen bei einem möglichen Audit wird drastisch reduziert. Und da es sehr einfach ist, den Inhalt an die richtigen Personen zu adressieren, müssen die Benutzer sich nicht mehr Fragen stellen, ob sie heute das Qualitätshandbuch lesen, sich bei einen GMP-Kurs (Good Manufacturing Practises) anmelden oder sie einfach nur auf ihre Arbeit konzentrieren möchten.

Jyri Pötry
Senior Consultant

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