Digitale Plattformen im Onboarding-Prozess

Jede Organisation, die neue Mitarbeiter rekrutiert, weiss, dass die Rekrutierung ein kostspieliger Prozess ist, der manchmal Tausende von Euro verschlingt. Organisationen verbringen viel Zeit und Geld damit, die richtigen Kandidaten zu finden und auszuwählen. Doch allzu oft wird der Einstellungsprozess nach der Vertragsunterzeichnung von der HR-Abteilung als "abgeschlossen" deklariert und der Starttag vereinbart, sodass neue Mitarbeiter das "Setting" ihres neuen Jobs auf eigene Faust entdecken müssen.

Nutzung einer digitalen Lernumgebung

In Amerika sind immerhin fast ⅓ der neuen Arbeitnehmer während der ersten sechs Monate ihres neuen Arbeitsverhältnisses schon wieder auf der Suche nach einem neuen Job. In der Generation Y ist die Zahl noch höher und der Suchprozess beginnt schon früher (Docebo 2016, Onboarding at the Speed of Growth). Soweit ich weiss ist die entsprechende Zahl in Finnland noch nicht so hoch, aber solch eine hohe Anzahl von Arbeitsunzufriedenheit in solch einer frühen Vertragslaufzeit, beweist die Bedeutung von Onboarding und einem intensivieren und geführten Vertrautmachen neuer Mitarbeiter in dem neuen Umfeld. Je früher der neu eingestellte Mitarbeiter mit der Organisationskultur vertraut gemacht wird, desto besser. Und sobald der Job beginnt, sollten auf diese Prozesse noch mehr Wert gelegt werden.

Allerdings erfordert es viel Planung, Vorbereitung und ein sinniges Konzept um den besten Weg zu finden, neue Arbeitnehmer "onzuboarden". Während die Mitarbeiter nicht allein gelassen werden sollten, ist auch zu viel "an die Hand nehmen" nicht optimal. Den Mitarbeitern sollte genügend Informationen gegeben werden, um sich selbst zu befähigen, ohne sie in einen Meer von Informationen zu ertränken. Darüber hinaus sollten neu eingestellte Mitarbeiter Tools zur Verfügung gestellt bekommen erhalten, um selbstständig Lösungen zu finden und sich in ihrem individuellem Tempo zu entwickeln - was ihnen hilft, Inhalte effektiv aufzunehmen. Wie soll man das Gleichgewicht zwischen zu wenig und zu viel Info finden?

Damit Ihr Onboarding-Prozess erfolgreich verläuft, sollte es eine gesunde Mischung aus Training, Performance Management, Mentoring, Coaching, Zielsetzungen und Kennenlernen der Kollegen und Kolleginnen, Prozesse und der Kultur Ihres Arbeitsplatzes sein. Wir sollten uns von den Onboard-Workshops verabschieden, in denen neue Mitarbeiter in kürzester Zeit mit Informationen vollgepumpt werden und nach deren Abschluss es erwartet wird, dass die Mitarbeiter alles wissen und mit voller Kapazität arbeiten können. Bei Arcusys nutzen wir eine digitale Lernumgebung während unseres On-Boarding-Prozesses (oder genauer gesagt unser "Arcusys Intro)". In dieser Lernumgebung kann man ausreichend Informationen finden, um sich von Tag 1 an mit Arcusys und unserer Unternehmenskultur vertraut zu machen. Ebenso eine besondere Funktionalität der Lernumgebung ermöglicht es Arcusys, den Bewerbern bereits während des Recruiting-Prozesses Zugang zu einigen dieser Materialien zu bieten.

Unsere Lernumgebung wird vor allem für Trainingszwecke genutzt, aber ebenso finden neue Mitglieder dort vielseitige Informationen über die Geschichte, die Visison und die Zukunft von Arcusys. Unsere Lernumgebung ermöglicht es auch, ArcuTasks zu erledigen, z.B. das Vervollständigen von Aufgaben mithilfe von gegebenen Hinweisen, während sie gleichzeitig unsere Kollegen, Kultur und Organisation kennenlernen. Darüber hinaus nimmt die Einführung der Mitgliedern zu allen Werkzeugen und Programmen die wir nutzen im Unternehmen viel Zeit in Anspruch, weshalb wir uns dazu entschlossen haben, auch diesen Teil innerhalb unseres Onboarding-Prozesses zu digitalisieren.

Mitarbeiter in einer Schlüsselrolle 

Vor der Digitalisierung spielten die Mitarbeiter die einfache Rolle eines Informationsempfängers. Bei Arcusys geben wir Job-Neulingen die Kontrolle über ihre Onboard-Entwicklung, indem wir ihnen erlauben, ihr eigenes Tempo zu wählen, um Informationen zu verarbeiten. Wir verringern auch den Druck auf die neuen Mitarbeiter, indem wir soziale Aufgaben wie die persönliche Einladung des CEO für ein Onboarding-Mittagessen, die Vervollständigung von kommunikationsbezogenen Aufgaben und das Teilen von konstruktiver Kritik mit anderen als "Test-Aufgaben" spielerisch in den PRozess einbauen. Wir sind der festen Überzeugung, dass dies den neuen Mitarbeitern ermöglicht, viel schneller als zuvor eine wichtige Rolle in unserem Unternehmen zu spielen.

Wenn Sie denken, dass alles nur über die Digitalisierung geht, möchte ich darauf hinweisen, dass wir nicht alles digitalisiert haben. Wir wissen, dass der Kontakt und die Interaktion mit Menschen unersetzlich sind, egal wie nützlich die Digitalisierung ist. So wird auch als Teil von Arcusys Intro jedem neuen Mitarbeiter ein "Arcusys Freund" vergeben, dessen besondere Aufgabe es ist als Tutor für den neuen Mitarbeiter zu agieren. Wir haben auch die Mentoren-Rolle der Vorgesetzten  als "Caring Coaches" verstärkt, die dabei helfen, Lernziele für und mit den neuen Mitarbeitern festzulegen.

Darüber hinaus haben wir kleine Incentives im Onboarding-Prozess mitaufgenommen. Der Zweck dieser kleinen Aufmerksamkeiten ist es, den neuen Mitarbeitern zu sagen, dass wir uns wirklich um sie kümmern. Mit der Digitalisierung haben wir uns darauf konzentriert, alle Prozesse zu digitalisieren oder zu entfernen, die keinen Mehrwert von der Face-to-Face-Kommunikation erhalten. Stattdessen werden die über die digitale Lernumgebung absorbierten Informationen verarbeitet, wenn die Mitarbeiter zusammentreffen. Das ist, wenn das Verständnis und die Annahmen der aufgenommenen Informationen ihre Form ändern und/oder vertiefen.

Hören und entwickeln

Neue Mitarbeiter neigen dazu, Organisationen und die Art wie sie funktioniert in einer neuen Art und Weise zu sehen, und wir wollen davon profitieren. Während der Onboard-Schulung und dem ersten Jahr der Beschäftigung werden die Arcusianer aufgefordert, das Unternehmen zu beurteilen, indem sie ArcuTasks vervollständigen und auf Online-Fragebögen antworten. Durch das bestärkende Feedback und darauf, dass wir unseren Mitarbeitern zuhören, konnten wir die qualifiziertesten Fachleute an uns für eine längere Zeit binden und Ihre Zufriedenheit mit uns gewinnen. 

P.s. Für den Fall, dass Sie sich fragen, welche digitale Lernumgebung wir verwendet haben, es ist natürlich die Valamis eLearning Software!

Maria Vihtkari
Chief Human Resource Officer, Arcusys

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